问答题

一周来，MIS一直折磨着董凯文，同济大学资深的刘教授给MBA学生们布置了一道不难不易的作业：你心中的MIS。起初，凯文认为只要几句话就能完成这道简单的作业。可是，随着对教材的翻阅和刘教授讲课内容的回味，凯文感到这道题越发显得复杂、深奥，以至难以下笔。好在，自己的好友徐新在苏盐贸发总公司任老总，并在清华的EMBA班学习，业内人士都说善于求新的他对新思想接受较快。找他商量商量，也许能互相启迪。 走进好友的办公室，整洁的办公桌上除了一部笔记本电脑和一副笔架，竟无分门别类的文件夹，给凯文眼球以最大冲击的是两块镌刻着红色“销售状元”和“全国钢材销售百强企业”的大字铜牌，颁奖单位分别是“南京钢铁联合有限公司”和“中国流通协会”。 “你在电话中所问的MIS问题，几句话说不清楚，请你来看一看，或许你自己能悟出来。”徐新把轻薄型IBMThinkPad推到凯文的面前。 “我先看看你们的进销存吧。”凯文颇为内行地点击了“进货”，展现在屏幕上的是大大小小的窗口。不断变化的数据，反映从各钢铁厂进货的瞬时数量，同时显示各种规格、价格、提货期、库名，窗口下方的进货累计和在途累计数也在不停地变化。“看看上午碳结钢的进货情况。”徐新边说边在品名栏输入TJG三个字母，屏幕上立即显示出从每个钢厂进的各种碳结钢的明细情况，既可按时间先后分布，也可按数量大小排列。凯文暗暗赞叹，以前看到的进销存都要到月底盘存才能得到确数，想不到这里的数据都是随机的、瞬时的。“徐总，看来你真是一目了然啊。”“不，董总，公司每个人都像我一样知道公司的进销存实况。”“有了这套系统，你们的对帐工作量一定大为减少了吧？”“我门根本就不对帐，所有数据在逻辑上都是关联的。各环节没有未达帐，业务部只有开票员，没有商品帐会计，财务部不设材料员。”“你们的库存与销售是如何作业的呢？”凯文打破沙锅问到底。“9个销售点都可开票销售每一个仓库的不同钢材。各销售点都能随时调出库存和进货及订货数据，包括钢厂正在生产的品种和数量，往往货还没入库，就提前销售了。”徐新边说边打开“在途”，只见随着一个个数据的变色，不少尚未入库的品种已被预订了。他又点击一下“南钢生产信息”，屏幕上立即换成南钢当时正在生产的品种和生产数字。 “这套系统最厉害的还是对价格的反映和控制。”徐新随手点击“价格”，又输入“螺纹钢”的汉语拼音字母，屏幕上立即显示各销售点正在开票的不同钢厂螺纹钢的价格。而“公共信息栏”上一行行游动的文字向总经理汇报由各业务员输入的螺纹钢价格变化情况。正在此时，分管价格的施副总进门向徐新报告：“徐总，根据系统反映和开票情况，本周螺纹钢成交价比上周平均上涨20元/吨，建议适当调价。”几乎同时，南钢分管销售的D副总给徐新打来电话，向销售商了解螺纹钢价格走势。徐总对着手机自信地分析：“根据这几天的成交情况和价格走势，我们可以有把握地得出结论：螺纹钢市场已经止跌回升，目前大螺价格成交均价为3080元/吨，建议厂价不必下调。我公司下月计划可适当增加。”看来这位南钢的销售状元在厂家的心目中的确不一样。徐新接着介绍：“以前钢材价格变化，少数业务人员利用打时间差、先提货后开票或先开票后提货等手段损害公司利益，导致利润流失。现在上了MIS，总经理及时调整并锁定价格，控制幅度。价格太低影响效益，电脑不让开票；价格太高影响企业形象，电脑同样不让开票。所有的业务行为都很透明，客户也很放心。 “你们的业务与物流如何结合呢？”凯文没忘记老师讲的MIS带来物流方式的变革。“每年的二十多万吨材料进出，由三家第三方物流公司来做。”徐总边说边点击“承运”，只见一张张电子送货单上标明每一笔物资的具体承运单位、承运价格和承运时间；承运回单则分别显示送到时间、地点、收货人和实收数。“这套系统使我们随时了解承运方在多长时间将物资送到客户手中，有无短少，。”徐总补充道。凯文从屏幕上看到南京城内钢材运价低于正常运价，便问：他们的运费怎么这么低呢？徐总仿佛看出了凯文的心思：“由于我们的配载计划性很强，时间衔接科学，提高了物流公司的效率，加上数量又比较大，所以我们的运费比其他公司要低30%。”凯文心算了一下：每吨运费如果节省4-7元，一年就是100-175万元！他不由对这位老友刮目相看了。 “再来看看财务系统吧”凯文显然意犹未尽，徐新马上打开财务系统窗口，只见“财务”的主菜单下又列出了销售、成本、费用、差价、税收、毛利、应收、应付等各个子菜单，子菜单下面又列出各部门、个人的明细表。每一笔业务发生，所有的数据自动更新一次。要知道，这些帐目涉及到十几个钢厂、九个业务部门、一千多个品种、几百个客户、还有好几个仓库。在价格几天一变的情况下，如果没有MIS，仅是每个月的帐帐相符、帐实相符就不知道要增加多少人手。“你们的财务工作量一定很大吧？”“那是当然。每年8个亿左右的销售收入，近10个亿的资金流量，上万笔业务，工作量自然不小，可是MIS解放了生产力，我们两个公司只有3名财务人员。”“3名？真是难以想象！” 看完了进销存、费用、财务、价格、物流等系统，凯文仍不满足，索性要徐新详细谈谈“享受”MIS的体会。 “我上这套系统是在2000年，边开发边完善，2003年8月正式使用。2000年之前，公司销售额已经达到4个多亿，成为南钢销售前十强，然而，每年的净利润却十分有限，甚至保本而已。问题在哪里？主要在于内部价格竞争、不规范的时间差、膨胀的流通费用和库存及管理成本，最为重要的是调价阶段的时间差导致利润大量流失。1999年前为处理不规范经营，还辞退了几个业务人员，那时的经营管理，实在累啊，你总不能盯着每笔业务吧！2000年我们被迫上了这套系统，不仅销售逐步上升，更重要的是杜绝了利润流失。你要问我体会最深的是什么，一句话：MIS就是利润。”说完，他给凯文续了一茶杯。 “这套MIS一定投入不菲吧，培训一定很复杂。员工能接受吗？”“这套设施软硬件一共投入30万，另外，由于各网点是通过Internet联结的，又花3万元上了防火墙，系统安全可靠。至于培训就更简单了，只要会上网就会操作。你看我们的界面多直观哪，你刚才不也操作自如吗？” “公司从2000年以来，没有增加员工，但销售却增加了一倍，效益增长了许多倍！对员工的考核更及时、透明，激励更强。这几年，没有一个员工离开公司，企业内部非常融洽，我们与主要供应商--钢厂的关系进一步深化。两年前，我们成立了南京沿海物资实业有限公司，专门销售南钢的钢材，这个新成立的公司已连续两年夺得‘南钢销售状元’称号，MIS从内容和形式上提升了苏盐贸发”，说到这里，徐新笑了笑：“不瞒老朋友，有了这套MIS，我现在基本上不听汇报，也很少看材料和主持经济分析会，正真地从文山会海中解脱出来。无论走到哪里，只要带着Thinkpad，对公司情况都了如指掌。我现在的主要时间都用来学习和拜访大客户。”听完徐新的介绍，凯文自己也仿佛有一种从困顿中解脱的感觉，他举起茶杯，一饮而尽，顿觉脑清气爽，心旷神怡----“好茶！” 分析案例，指出苏盐贸发公司存在哪几类信息系统（TPS/OA/MIS/DSS/EIS/IOS）？它们各自帮助公司解决了哪些问题？提供了什么服务？